Politique de confidentialité

Bienvenue sur le site internet www.gladstone-search.com (« Site »), propriété de la société GLADSTONE, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 890 976 657 dont le siège social est situé au 95 rue de la Pompe, 75116 Paris, contact : +33 1 83 75 64 01 et contact@gladstone-search.com (« GLADSTONE »).

GLADSTONE est une société fournissant des services de placement, au sens de l'article L5321-1 et suivants du Code du travail, visant à rapprocher les offres et les demandes d'emploi.

Afin de simplifier la lecture de ce document, « nous » ou « notre » seront employés pour désigner GLADSTONE. De la même manière, « vous » ou « votre » seront employés pour vous désigner individuellement selon le contexte, en tant que :

• Personne en contact avec nos consultants en vue d'un recrutement (« Candidat ») ;
• Prospects ou clients personnes physiques ou contacts professionnels des cabinets d'avocat ou entreprises souhaitant bénéficier d'un service de placement (« Client ») ; ou,
• Fournisseur personne physique ou contacts professionnels chez nos fournisseurs (« Fournisseur »). Ensemble, vous et nous sommes les parties (« Parties »).

La présente politique de confidentialité détaille les conditions de collecte, d'utilisation et de partage des données à caractère personnel que vous nous fournissez ou qui sont collectées sur vous dans le cadre de notre activité de placement ou lorsque vous contractez avec nous (« Politique de confidentialité »).

Nous nous engageons à respecter votre vie privée et à protéger les données à caractère personnel vous concernant, conformément à la réglementation en vigueur (« Réglementation »), et notamment au Règlement Général (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (« RGPD ») et la Loi « Informatique et libertés » n°78-17 modifiée.

Les informations que vous communiquez lors des échanges avec nos consultants sont destinées à notre personnel habilité à des fins de gestion administrative et commerciale, pour nous permettre de vous fournir des services de recrutement ou de placement et d'entrer en contact avec nous.

Ces informations sont susceptibles de constituer des données à caractère personnel conformément à la définition qui leur est donnée dans le RGPD (« Données »), à savoir des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « Personne concernée »).

En tant que prestataire de service de recrutement pour le compte de tiers, nous déterminons pourquoi et comment vos Données sont traitées pour fournir nos services ou pour notre gestion commerciale ou administrative. Nous sommes donc responsables de traitement au sens de la Réglementation.

En tant que Candidat, lorsqu'une opportunité professionnelle vous intéresse, vos Données sont susceptibles d'être transmises à d'autres recruteurs ou à nos Clients qui agissent également en tant que responsables de traitement. En conséquence, les traitements effectués par ces recruteurs ou Clients sont soumis à leur politique de confidentialité que nous vous invitons à consulter.

Les neuf points suivants vont vous permettre de comprendre les modalités du traitement, par nous, de vos Données :

Candidats - Nous vous demandons de nous fournir certaines données personnelles afin de pouvoir répondre à votre demande et/ou transmettre votre candidature. Les types de Données que nous collectons et traitons peuvent inclure:

• Données d'identification et de contact: notamment nom et prénom, civilité, coordonnées (adresse postale, numéro de téléphone et adresse e-mail personnels et/ou professionnels) ;
• Données de recrutement: informations fournies pendant le processus de candidature et les éventuels prises de contact ou entretiens, en particulier les informations présentes sur votre curriculum vitae y compris, le cas échéant, les photographies ou votre date de naissance, formation et expérience de travail, recommandations ou références, documents attestant votre droit de travailler, diplômes et formations, le ou les type(s) de contrats de travail recherché(s), attentes de rémunération.

Clients - Les types de Données que nous collectons et traitons peuvent inclure:

• Données d'identification et de contact professionnel: notamment nom et prénom, civilité, poste actuel, coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail).
• Données de recrutement: informations fournies dans le cadre des services de placement et les éventuels prises de contacts (attentes sur le candidat, informations générales sur l'équipe du Client concernée par les services de placement).

Fournisseurs - Les types de Données que nous collectons et traitons peuvent inclure:

• Données d'identification et de contact professionnel: notamment nom et prénom, civilité, poste actuel, coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail) ;
• Données d'ordre économique et financier : les données relatives aux transactions (factures) et coordonnées bancaires (RIB par exemple).

Nous ne collectons pas vos données lors de votre navigation sur notre site internet.

Candidats - Nous traitons vos Données, dans la mesure où cela est nécessaire pour:

• Fournir les services de recrutement et de placement, soit notamment vous proposer des offres d'emploi ou de missions adaptées et gérer le processus de candidature aux emplois et missions (contacts téléphoniques, entretiens, comptes-rendus, etc.) ;
• Assurer le suivi et la gestion de nos relations commerciales, tels que vous informer sur nos actualités ou sur certaines opportunités professionnelles, ou bien évaluer votre satisfaction pour améliorer la qualité de nos services;
• Constituer une base de données de Candidats pour vous contacter lorsqu'une offre est susceptible de vous intéresser.

La collecte des Données est limitée aux informations nécessaires à l'accomplissement des finalités décrites ci-dessus. De tels traitements sont fondés sur:

• Notre intérêt légitime, à savoir gérer notre activité de services de placement, améliorer l'organisation de notre travail et effectuer de la prospection commerciale;
• Le cas échéant, votre consentement préalable qui aura alors été obtenu en conformité avec la réglementation en matière de protection des données.

Clients - Nous traitons vos Données, dans la mesure où cela est nécessaire pour:

• Assurer la conclusion et la gestion du contrat de placement, soit la gestion de la relation précontractuelle et contractualisation, établissement de la comptabilité et facturation, recouvrement des impayés ;
• Fournir les services de placement, soit notamment définir vos besoins, vous proposer des candidats et gérer le processus et le suivi de candidature aux emplois et missions (contacts téléphoniques, entretiens, comptes-rendus, etc.) ;
• Assurer le suivi et la gestion de nos relations commerciales, tels que vous informer sur nos actualités ou sur certains sujets relatifs à votre recherche de candidats, à votre secteur d'activité ou à votre métier, ou bien évaluer votre satisfaction pour améliorer la qualité de nos services.
• L'exécution du contrat de services de placement, qui nous lie à vous le cas échéant ;
• Notre obligation de nous conformer à nos obligations légales ou règlementaires ;
• Notre intérêt légitime, à savoir gérer notre activité, améliorer l'organisation de notre travail et effectuer de la prospection commerciale.

Fournisseur - Nous traitons vos Données, dans la mesure où cela est nécessaire pour:

• Assurer la conclusion et la gestion de notre contrat, soit la gestion de la relation précontractuelle et contractualisation, gestion administrative de nos fournisseurs, établissement de la comptabilité.

La collecte des Données est limitée aux informations nécessaires à l'accomplissement des finalités décrites ci-dessus. De tels traitements sont fondés sur:

• L'exécution du contrat qui nous lie à vous ;
• Notre obligation de nous conformer à nos obligations légales ou règlementaires, le cas échéant.

Afin de réaliser les finalités décrites au point 2, nous pouvons être amenés à communiquer vos Données aux destinataires suivants, en conformité avec la réglementation applicable:

• Nos sous-traitants, fournisseurs et partenaires :nous pouvons faire appel à d'autres sociétés pour certains services (support informatique, hébergeur, éditeurs de logiciels, expert-comptable). Notre relation avec de telles sociétés est encadrée par un contrat de sous-traitance et ces dernières sont donc soumises à des obligations contractuelles et légales afin de préserver votre vie privée et la confidentialité de vos Données.
• Aux organismes publiques, autorités judiciaires ou administratives : le cas échéant, nous pouvons être amenés à transmettre vos Données à de telles entités afin de satisfaire à nos obligations légales et règlementaires.
• Pour les Candidats : Lorsqu'une une offre vous intéresse, nous transmettons vos données à nos Clients ou à d'autres recruteurs afin de fournir des services de placement, notamment votre curriculum vitae ainsi que d'autres informations pour permettre au Client ou recruteur d'évaluer votre candidature. Notre relation avec nos Clients est encadrée par un contrat de placement soumis à des obligations contractuelles légales afin de préserver votre vie privée et la confidentialité de vos Données.

Il est porté à votre connaissance que les principes généraux de conservation des Données sont :

• Pour les Candidats - Vos Données seront conservées pendant une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact ;
• Pour les Clients ou Fournisseurs - Vos Données seront conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de la fin des relations d'affaires.

Certains traitements de Données spécifiques que nous mettons en œuvre pourront avoir des durées de conservation différentes (comptabilité par exemple). Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur les règles de conservation spécifiques à un traitement déterminé, vous pouvez vous adresser à l'adresse e-mail visée au point 7 ci-dessous.

Plus généralement, vos Données sont conservées pour le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées énoncées ci-dessus.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée de vos Données, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des Données, le risque potentiel résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée des Données, les finalités pour lesquelles nous traitons vos Données ainsi que nos obligations légales.

Au-delà, vos Données sont supprimées ou archivées conformément aux prescriptions légales et réglementaires.

Nous mettons en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates, notamment:

• Accès restreint aux dossiers professionnels (numérique et papier) aux personnes habilitées, dans le but d'accomplir leurs tâches professionnelles;
• Obligation de confidentialité et de sécurité imposée aux membres du personnel habilités à traiter vos Données ainsi qu'à nos Clients, sous-traitants, Fournisseurs et partenaires;
• Sécurisation des postes et outils de travail : verrouillage automatique des postes de travail, protection par mot de passe etc. ;
• Mesures de sécurité techniques : traçabilité, des accès et des incidents, sauvegarde régulière des Données, mise en place de logiciels anti-virus ou firewall.

Les mesures mises en place sont proportionnées aux risques représentés par le traitement effectué et à la nature des Données devant être protégées.

Nous sommes susceptibles de communiquer, aux fins des objectifs précisés ci-dessus, les informations vous concernant, aux Fournisseurs, sous-traitants et partenaires qui réalisent des prestations à notre demande ; certaines de ces entités peuvent être situées à l'extérieur de l'Union européenne et à l'extérieur des pays reconnus par l'Union européenne comme ayant des lois garantissant une protection adéquate des Données. Notamment, des Données vous concernant sont susceptibles d'être hébergées aux Etats-Unis d'Amérique et au Royaume-Uni.

Conformément à la réglementation en vigueur, nous avons pris les mesures nécessaires pour nous assurer que les Données ainsi transférées soient protégées sur le plan de leur sécurité, leur intégrité et leur confidentialité. Les transferts éventuels de Données sont effectués conformément à la réglementation, et encadrés notamment par les clauses contractuelles types établies par la Commission européenne.

En tant que Personne concernée dont les Données sont traitées, vous disposez des droits suivants:

• Droit d'accès : vous pouvez demander à accéder aux Données que nous détenons sur vous et à certaines informations sur la manière dont elles sont traitées. Dans certains cas, et sur demande de votre part, nous pourrons vous fournir une copie électronique de vos Données ;
• Droit à la rectification : vous pouvez demander à rectifier toute Donnée inexacte ou incomplète vous concernant. Vous devez alors démontrer en quoi de telles informations sont incorrectes ;
• Droit à la limitation du traitement : dans certaines circonstances, une limitation du traitement est possible. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et nous déciderons des suites à lui donner;
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des motifs tenant à votre situation particulière;
• Droit à l'effacement : dans certaines circonstances, vous pouvez demander la suppression de vos Données;
• Droit à la portabilité : dans certaines circonstances, vous pouvez demander à ce que nous vous communiquions vos Données, dans un format couramment utilisé et lisible par une machine. Si cela est techniquement possible, vous pouvez également exiger que nous communiquions vos données à un autre responsable de traitement;
• Droit de retirer votre consentement : dans la mesure où le traitement de vos Données est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment;
• Droit de formuler des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos Données après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à notre responsable à la protection des données, à l'adresse contact@gladstone-search.com ou en nous adressant une lettre à l'adresse suivante : 95 rue de la Pompe, 75116 Paris.

Vous avez également la possibilité de déposer une réclamation concernant le traitement de vos données personnelles auprès de l'autorité compétente de protection des données : la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

En tant que Candidat, vous nous garantissez la véracité et la réalité de l'intégralité des informations que vous nous transmettez.

Vous vous engagez à nous fournir des informations sincères, réelles et loyales vous concernant et notamment : votre parcours professionnel, les diplômes que vous avez obtenus, la durée des postes que vous avez occupés ainsi que leur nature. Ces données pourront faire l'objet de vérifications. Toute information non sincère ou fausse constitue une manœuvre déloyale à notre égard ainsi qu'à celui de nos Clients.

Nous nous réservons le droit de modifier unilatéralement la Politique de confidentialité à tout moment. Vous vous engagez à la consulter régulièrement pour vous tenir informé des éventuelles modifications.